Καινοτόμο πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης Εθελοντών «Συνδράμω» στο Φεστιβάλ Ολύμπου

 

Μια ακόμα καινοτομία υλοποιείται από φέτος στο Φεστιβάλ Ολύμπου. Πρόκειται για το πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης εθελοντών, μια πρωτοβουλία που συνάδει με την ορθότερη και παραγωγικότερη συμμετοχική προσφορά των εθελοντών στα λειτουργικά δρώμενα του θεσμού.

 Ο τομέας Εθελοντισμού του Οργανισμού Φεστιβάλ Ολύμπου που εποπτεύει και διαχειρίζεται το διοικητικό μέλος Λένα Γεωργούλη, ανέθεσε στο μέλος του ΟΡ.ΦΕ.Ο. και επίτροπο των εθελοντών Σταμάτη Χατζηχριστοδούλου (Πληροφορική B. Sc) να δημιουργήσει αλλά και να αναπτύξει το καινοτόμο και άκρως παραγωγικό πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης των εθελοντών «Syndramo» έτσι ώστε να ενημερώνονται έγκαιρα οι εθελοντές για το ρόλο τους καθώς και τις υποχρεώσεις σε συγκεκριμένες εκδηλώσεις και να γνωρίζουν αναλυτικά το περιεχόμενο του τομέα ευθύνης τους.

 Η συμβολή του Σταμάτη Χατζηχριστοδούλου στη διαμόρφωση του πλαισίου του πληροφοριακού συστήματος ήταν εθελοντική και ασφαλώς αφιλοκερδής και βέβαια αξιέπαινη.

 Κινήθηκε στο πλαίσιο:

 Σε μια εποχή που όλα κοστολογούνται ακριβά και ο χρόνος μας είναι πολύτιμος, είναι ευδαιμονία να υπάρχουν οι εθελοντές και τα μέλη του ΟΡ.ΦΕ.Ο που προσφέρουν εθελοντικά. Φέτος οι 140 εθελοντές του ΟΡ.ΦΕ.Ο. για το 53o Φεστιβάλ Ολύμπου αφιερώνουν το χρόνο τους για να διοργανώσουν και να προετοιμάσουν τις εκδηλώσεις. H ομάδα αυτή απαιτεί επιπλέον προετοιμασία για να είναι αποδοτική. 

-Πόσο χρόνο χρειάζεσαι για να στείλεις 1800 email μόνο τον Ιούλιο;

-Να διαχειριστείς τις προτιμήσεις και των 140 εθελοντών για 14 διαφορετικές ημερομηνίες του Ιουλίου που διαρκώς αλλάζουν; 

-Να  παραλαμβάνεις επιβεβαίωση ότι θα έρθουν να προσφέρουν την συγκεκριμένη ημερομηνία;

-Να μπορείς να επιλέξεις αξιοκρατικά το ένα τέταρτο από όσους δηλώνουν το ενδιαφέρον τους και να είναι χαρούμενοι όλοι αφού δεν επιλέγεις τους ίδιους; 

-Η αλληλεπίδραση να γίνεται σε ένα μόνο περιβάλλον που είναι απλό, εύκολο και κατανοητό ώστε να μην απαιτεί χρόνο για την εκμάθησή του.

Πως λειτουργεί 

 Στην εφαρμογή www.Syndramo.gr οι εθελοντές καλούνται να δηλώσουν την διαθεσιμότητά τους, την οποία μπορούν να τροποποιούν οποτεδήποτε. Μερικές μέρες πριν την εκδήλωση, ο επίτροπος του ΟΡΦΕΟ επιλέγει τους εθελοντές και στη συνέχεια ο εθελοντής πρέπει να επιβεβαιώσει την προσέλευσή του. Ο επίτροπος εκτυπώνει τις καταστάσεις της εκδήλωσης και με το πέρας αυτής, την επιβεβαιώνει ως ολοκληρωμένη. 

 Ο εθελοντής έχει πρόσβαση στην καρτέλα με τα στοιχεία του και το προσωπικό ιστορικό εκδηλώσεων του. Ανάλογα την συχνότητα επιλογής του εθελοντή, την προσφορά του στην οργάνωση των εκδηλώσεων, την πιθανή αγνόηση των επιβεβαιωτικών email, την καθυστέρηση προσέλευσης του και τις αδικαιολόγητες απουσίες, οι εθελοντές ταξινομούνται για την επόμενη εκδήλωση.

 Η εφαρμογή «Syndramo.gr» αναπτύχθηκε με γνώμονα την διαχείριση μεγάλου αριθμού εθελοντών σε εκδηλώσεις. Δύναται να χρησιμοποιηθεί για χρήση από φορείς που έχουν εθελοντές.

 Η Λένα Γεωργούλη διοικητικό μέλος του Οργανισμού Φεστιβάλ Ολύμπου, υπεύθυνη υποδομών, οργάνωσης εκδηλώσεων και εθελοντών, επισημαίνει: «Με γνώμονα την αναγκαιότητα να πρωτοπορούμε, αλλά και  ακολουθώντας τις εξελίξεις των καιρώναναπτύξαμε μια νέα καινοτομία για τη εύρυθμη λειτουργία του τομέα εθελοντισμού, έτσι ώστε η προσφορά των εθελοντών να είναι αποδοτικότερη, οργανωμένη και να υποβοηθά καλύτερα τους επισκέπτες των παραστάσεων. 

 Ευχαριστώ τον Σταμάτη Χατζηχριστοδούλου, μέλος της επιτροπής εθελοντών και υποδοχής θεατών του ΟΡ.ΦΕ.Ο. για το καθόλα αξιόλογο εγχείρημά του. Έτσι θα συνεχίσουμε με ακόμα περισσότερες πρωτοποριακές δράσεις. 

 Γιατί απλά. Στο Φεστιβάλ Ολύμπου είμαστε όλοι εθελοντές και με διάθεση προσφοράς.»